“Chị làm sao sau này em có 700 công ty thì vẫn quản lý được và khi đó, phần mềm ERP cũng không bị cồng kềnh khi công ty ngày càng phình to”.

Câu nói đơn giản nhưng thể hiện tầm nhìn xa của ông Đoàn Hồng Việt – Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Digiworld (HOSE: DGW) _ trong một lần trò chuyện cùng bà Đặng Kiện Phương _ Phó Tổng Giám đốc Điều hành Công ty.

Đấy là khoảng 10 năm sau ngày thành lập, thời điểm DGW phát triển nhanh và đạt được liên tiếp những thành tựu. Tuy nhiên, những người dẫn dắt Công ty vẫn luôn đau đáu: “Khi doanh thu 100 tỷ, chúng ta thuê 100 nhân viên. Nhưng nếu doanh thu là 5,000 tỷ thì phải làm sao để con số nhân viên chỉ là 500”.

Ban lãnh đạo DGW khi đó xác định rằng chỉ có nâng cao khả năng quản trị ngay từ lúc quy mô doanh nghiệp chưa lớn thì mới có thể tiến xa một cách vững chắc.

Với tầm nhìn đó, từ những năm 2006-2007, Ban Quản trị Công ty đã bắt đầu nghĩ đến việc phải đầu tư hệ thống ERP chuẩn (Enterprise Resource Planning _ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), thay cho hệ thống cũ vốn không thể đáp ứng mục tiêu nhảy vọt doanh thu đi kèm với việc giữ bộ máy doanh nghiệp tinh gọn.

Bà Phương, với cương vị Phó Tổng Giám đốc Điều hành _ người hiểu rõ mọi quy trình hoạt động của Công ty, đã đứng ra dẫn dắt triển khai dự án SAP ERP (hệ thống phát triển bởi công ty SAP SE, Đức) tại DGW.

Theo chia sẻ của đại diện DGW, dù triển khai SAP ERP (gọi tắt ERP) từ sớm nhưng trước đó, Công ty đã có quy trình hoạt động rõ ràng, chặt chẽ, nhờ đó không có sự khác biệt lớn trong vận hành doanh nghiệp sau khi áp dụng hệ thống quản trị tiên tiến.

Đương nhiên, dù DGW có nhiều lợi thế nhưng quá trình đổi mới luôn không hề dễ dàng. Thời gian đầu, bộ phận kinh doanh và kế toán của DGW cũng gặp không ít khó khăn. Nhưng “không có ERP thì sẽ không có câu chuyện quản lý khối lượng hàng hóa với doanh số và sản lượng ngày càng lớn, nhưng số lượng nhân sự lại không tăng”, đại diện DGW chia sẻ.

Và đó chưa phải là toàn bộ lợi ích mà hệ thống quản trị chuyên nghiệp này đã mang lại cho DGW.

ERP _ thanh gươm và tấm khiên

Với một nhà cung cấp dịch vụ phát triển thị trường (MES) như DGW, khả năng quản lý tài chính và logistic là hai yếu tố quan trọng tạo nên lợi thế cạnh tranh. ERP đã giúp nâng tầm những năng lực này của DGW.

Về hàng tồn kho, ICT là ngành có sản phẩm giảm giá nhanh theo thời gian. ERP cho DGW khả năng quản lý tuổi hàng tồn kho theo thời gian thực (nhập trước bán trước), nhờ đó doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh để tối ưu lợi nhuận. “ERP cũng giúp chúng tôi quản lý từng sản phẩm như là ‘công an và hộ khẩu’. Một sản phẩm đã ghi nhận vào hệ thống của DGW thì dù có xuất kho, tới đại lý, trả về bao nhiêu lần vẫn được ghi nhận lịch sử đầy đủ và điều quan trọng vẫn được nhận diện là sản phẩm ban đầu, chứ không phải sản phẩm khác”.

Cùng với đó, khả năng xác định tuổi công nợ nhờ ERP đã giúp Công ty tối ưu hóa các công việc tài chính và quản lý dòng tiền tốt hơn. Điều này giúp giảm bớt công việc thủ công của tất cả bộ phận, từ đó nhân viên sẽ tập trung vào những việc phức tạp và đòi hỏi nhiều về kỹ năng mềm của họ hơn, theo chia sẻ của đại diện DGW.

Ngành phân phối hàng công nghệ (ICT) vốn là hoạt động kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận thấp, việc quản lý hiệu quả các chi phí đã giúp DGW cải thiện đáng kể khả năng sinh lời của doanh nghiệp.

Một ưu điểm cốt lõi nữa mà DGW có được từ ERP chính là sự minh bạch. “Những giải thưởng về quan hệ đầu tư (IR) mà chúng tôi nhận được là sự nghiêm chỉnh trong công bố thông tin đến cổ đông, nhưng chính sự minh bạch trong quản trị nhờ áp dụng ERP mới là yếu tố tạo nên những báo cáo tài chính trung thực. DGW minh bạch trong từng con số!”, đại diện Công ty khẳng định.

Sự minh bạch này cũng mang lại cho DGW nhiều lợi thế. “Đối với các ngân hàng thì đây là điểm cộng. Các doanh nghiệp sở hữu hệ thống ERP được các ngân hàng đánh giá tính minh bạch hồ sơ cao, qua đó tạo dựng được sự tin cậy và nhận được sự đồng ý từ ngân hàng”.

“Chúng tôi cũng nhận được sự quan tâm lớn của các nhà sản xuất, nhãn hàng. Tất cả họ đều cần số liệu “sạch” của nhà phân phối để phân tích, xây dựng chiến lược phát triển thị trường. Ngoài những nhu cầu đó, họ cũng cần có báo cáo nhanh và kịp thời điều chỉnh theo yêu cầu thực tế phát sinh, thay vì phải chờ đến định kỳ hàng tháng mới có. Với hệ thống ERP này, DGW hoàn toàn chiếm trọn trái tim họ”.

Việt Nam có thị trường tiêu dùng nội địa cực kỳ tiềm năng. Minh bạch trong quản trị và chuyên nghiệp trong vận hành sẽ là một trong những điểm khiến DGW nổi bật trong danh sách lựa chọn đối tác của các thương hiệu muốn bước vào khai phá thị trường này.

Trở lại câu chuyện ERP, đại diện DGW chia sẻ trong năm 2018, Công ty đã tiến hành nâng cấp hệ thống ERP hoạt động nhanh hơn và phục vụ thêm cho công ty CL _ cánh tay nối dài đến thị trường sản phẩm tiêu dùng nhanh (FMCG) của DGW.

Hiện nay, DGW cho biết đã đầu tư hệ thống quản lý chuỗi phân phối bán hàng (DMS _ Distribution Management System) kết nối với ERP. Hệ thống này giúp Công ty quản lý lưu lượng hàng hóa được bán hay còn tồn ở các kênh bán hàng và điểm mạnh/điểm yếu của từng kênh, đại diện DGW chia sẻ.

“Sắp tới, chúng tôi còn phát triển hệ thống quản lý vận tải (TMS _ Transportation Management System). Hệ thống TMS sẽ giúp chúng tôi tính toán tốt các quãng đường di chuyển, điều phối các đơn hàng khoa học hơn. DGW sẽ giảm được chi phí vận chuyển, tăng cao hiệu suất của chuỗi cung ứng, đặc biệt là tăng độ hài lòng cho khách hàng khi họ có thể chủ động theo dõi được đơn hàng cùng chúng tôi”.

Theo vietstock.vn